Oslovení v newsletteru - HOW TO

Téma oslovení v e-mailu jsme naťukli v minulém článku. Pokud jste jej nečetli, doporučujeme jím začít. Personalizace e-mailů má velký smysl a může vám pomoct zvýšit open rate a získat spokojenější a loajálnější zákazníky. Takže jak na to? 

Jak získat data pro oslovení?

Abyste někoho mohli pozdravit jménem, přirozeně nejprve musíte znát jeho jméno. Je několik způsobů, odkud získat data pro personalizaci:

‍

Přihlašovací formulář

Prvním místem pro získání oslovení je přímo formulář pro přihlášení k newsletteru. Kromě kolonky pro e-mailovou adresu tam můžete zobrazit i pole pro zadání dalších detailů, jako jméno, příjmení, pohlaví a různé preference. My tuhle možnost většinou nedoporučujeme, pokud pro to nemáte vážný důvod. Každé pole navíc v přihlašovacím formuláři totiž činí takový formulář složitějším, méně přehledným a uživatelsky méně přístupným. To se podle různých průzkumů nepříznivě projevuje v ochotě uživatele formulář dokončit a odeslat. Pokud ve formuláři tyto kolonky chcete za každou cenu mít, nechte je alespoň volitelné.

‍

Preferenční centrum

Pokud Vám adresát potvrdí double-opt in, můžete mu poslat welcome e-mail. V něm zákazníka uvítáte, poděkujete mu za důvěru a sdělíte základní informace o tom, co bude následovat. Součástí welcome e-mailu může být i odkaz na preferenční centrum s pobídkou pro jeho vyplnění. To je druhý bod pro získání dat pro oslovení: obohacování uživatelského profilu. V preferenčním centru si adresát případně může i nadefinovat kompletní oslovení sám. Pak ale pozor, někteří šprýmaři si mohou zvolit oslovení sprosté nebo jinak nevhodné. Použití takového oslovení v oficiální komunikaci bychom určitě nedoporučili, takže zde by byla na místě nějaká forma kontroly.

‍

Objednávka

A do třetice, když k Vám adresát přišel jako zákazník z e-shopu, můžete získat data z objednávky na základě oprávněného zájmu. Samozřejmě pouze tehdy, když Vám to zákazník v procesu objednávky nezakázal.

Technické řešení

Některé české e-mailingové systémy a CRM disponují více či méně sofistikovanými vestavěnými nástroji pro vytvoření oslovení. Některé používají šablonovací jazyk pro dynamické skloňování čehokoliv přímo v šabloně, jiné vyžadují vytvoření oslovení předem, jednorázově, v rámci práce se seznamem kontaktů. 

‍

Pokud Váš nástroj tyto možnosti nemá, můžete si vytvořit oslovení v nějaké webové službě a importovat si hotový výsledek. Určitě si ale data před importem důkladně ručně zkontrolujte, protože tyto služby mají omezené možnosti a ve výstupu se pravděpodobně objeví hromada chyb.

‍

Můžete si také vytvořit vlastní oslovovací systém, např. s použitím databáze existujících jmen a příjmení, kterou budete průběžně doplňovat. Základ takovéto databáze si můžete stáhnout na internetu.

Práce s daty

Základem pro vytvoření oslovení je kvalitní databáze. Taková, která má konzistentní formát a neobsahuje chyby. 

‍

Nejčastější problémy, se kterými se potýkáme:

• prohozené jméno a příjmení
• chybějící jméno nebo příjmení
• chybějící pohlaví
• jméno a příjmení obojí dohromady vložené do kolonky jméno (nebo příjmení)
• chyby ve jméně nebo příjmení (špatně napsané, např. chybí interpunkce)
• celé jméno napsané velkým nebo naopak malým písmem
• titul vložený do kolonky jméno nebo příjmení
• různé poznámky (např. pan, syn nebo mladší, případně ml.) vložené do kolonky jména nebo příjmení
• úplné nesmysly, např. e-mailová adresa místo jména

Řešením těchto problémů je samozřejmě pravidelná práce s databází. Ručnímu procházení a čištění se nevyhnete. U menších databází to můžete provádět sami, u větších se vyplatí najmout brigádníka nebo to zadat stážistovi. Některé problémy detekujete tak, že se ozve sám zákazník a požaduje nápravu. V takovém případě mu samozřejmě vždy vyhovte a můžete mu jako poděkování nabídnout třeba slevu.

‍

Práce s databází adresátů je kontinuální, nikdy nekončící proces. Určitě se vyplatí vyhradit si na něj pravidelně čas a kontrolovat, leštit, opravovat. V rámci takovýchto kontrol jistě přijdete na další způsoby vytěžení vašich kontaktů, další možnosti personalizace nebo segmentace nebo i akvizice.

‍

Co napsat závěrem? Buďte pečliví a autentičtí. Udržujte data aktuální, respektujte soukromí a preference čtenářů a vytvářejte oslovovací strategii, která zaručuje autenticitu a relevantnost vašich e-mailových newsletterů. Jestli se o tématu chcete dozvědět více nebo potřebujete vyřešit konkrétní problém, ozvěte se. Dáme řeč u kávy nebo čaje.

‍